TUTORIAL MICROSOFT OFFICE

MICROSOFT OFFICE PUBLISHER

Secara bahasa dapat dipahami bahwa Microsoft Office Publisher (selanjutnya disebut Publisher) merupakan salah satu program yang bekerja untuk proses penerbitan sesuatu. Dengan begitu, fungsi publisher biasanya tidak lepas dari bagaimana memformat majalah, buletin, iklan dan lain sebagainya.

Semuanya berhubungan dengan penerbitan untuk dipublikasikan dan dinikmati oleh orang banyak. Selain Publisher ada juga program lain yang sering digunakan untuk tujuan yang sama, yaitu Adobe Pagemaker.

            Kelebihan yang dimiliki Publisher dari program yang lain adalah lebih mudah dan simpel, menyediakan format atau bentuk sederhana untuk buletin, pamflet, macam-macam ukuran kartu dan lain-lain. Selain itu, Publisher tidak jauh beda dengan Microsoft Word, karena merupakan satu paket dalam Microsoft Office. Bentuk tampilan pun tidak jauh beda. Dengan demikian, bagi pengguna Publisher yang sudah mengenal Microsoft Word lebih mudah dalam memahami dan mengoperasikannya.

I. MEMBUKA PUBLISHER

Untuk memulai, pilih dan tekan tombol Start + All Program + Microsoft Office + Microsoft Office Publisher. Setelah itu anda akan mendapatkan tampilan berikut:

Gambar di atas adalah tampilan awal. Di sana terdapat beberapa contoh header yang biasanya dijadikan sebagai tampilan awal dalam mendesain. Seperti :

• Publication For Print
• Web Sites and E-mail
• Design Sets

Tetapi berikut akan kita coba membuat halaman baru. Dalam tampilan tersebut pilih Blank Publication.

Untuk membuat halaman baru, pilih Full Page, selanjutnya kita akan memulai mendesain di Publisher.

II. FORMAT HALAMAN

Untuk menentukan format halaman, pilih File dalam Menu Bar + Page Setup.

Dari gambar di atas, yang biasa digunakan adalah Full Page (untuk ukuran buletin kertas A4, seperti Terobosan dan Informatika) dan Booklet (untuk ukuran buletin setengah kertas A4, seperti el-Asyi dan buletin-buletin yang lainnya)

Di bawah kotak Publication Type, terdapat tulisan Right-to-left page order. Hilangkan tanda pilih dalam kotak kecil agar urutan halaman dimulai dari arah kiri (untuk format halaman berbahasan Indonesia).

Catatan: Untuk buletin ukuran setengah kertas A4, harus berkelipatan 4.

III. Menambah Halaman

Untuk memunculkan window di atas, pilih Insert dalam menu bar, kemudian pilih Page. Atau dengan shortcut Ctrl+Shift+N

Masukkan jumlah halaman yang ingin ditambahkan.

Pilih penempatan halaman baru, sebelum atau sesudah halaman yang sedang aktif. Halaman aktif sebagaimana gambar di bawah adalah, nomor satu (berwarna gelap).

Dalam pilihan Option, ada tiga komponen:

• Menambah halaman kosong
• Menambah halaman ditambah dengan Text Frame (kotak penempatan tulisan).

Menambah halaman sama seperti halaman yang sedang aktif.

• Dan membuat duplikat dari halaman lain.

Adapun untuk menghapus halaman, ikuti langkah berikut:

Pilih Edit dalam menu bar, kemudian pilih Delete Page, selanjutnya akan muncul window seperti gambar di bawah ini:

Tentukan salah satu dari tiga pilihan; halaman mana yang ingin dihilangkan.

IV. MEMBERI NOMOR HALAMAN

            Untuk memberi nomor halaman secara otomatis, ikuti langkah sebagai berikut:

Buka halaman Master Page, adapun untuk membukanya pilih View dalam menu bar, kemudian tekan Master Page. Atau dengan shortcut Ctrl+M . Lembaran kerja di Master Page dapat dibedakan dengan melihat halaman, sebagaimana gambar di bawah ini. Kalau di halaman biasa (bukan Master Page) halaman tertulis dengan angka.

Masukkan nomor halaman dengan memilih Insert pada menu bar, kemudian tekan Page Numbers. Atau dengan shortcut Alt+I+U, Setelah itu akan muncul window sebagaimana gambar berikut.

Tentukan letak halaman yang diinginkan dengan memilih, di atas atau di bawah, buka menu Position untuk memililh. Lihat gambar di atas!

Tentukan letak halaman di kanan, kiri, tengah, inside atau outside. Buka menu Alignment untuk memilih. Lihat gambar di atas!

Dalam kotak Check List, pilih atau hilangkan untuk memunculkan atau tidak halaman nomor satu.

V. MENENTUKAN UKURAN GARIS BANTU

Setiap anda membuka dokumen baru, biasanya terdapat dua garis bantu yang berwarna merah dan biru secara otomatis. Untuk menentukan ukuran garis bantu, ikuti langkah berikut:

Pilih Arrange dalam Menu Bar, kemudian pilih Layout Guides. Atau dengan shortcut (Alt+R+L). Setelah itu akan muncul window sebagaimana gambar berikut:

Masukkan ukuran dalam (inside), luar (outside), atas (top) dan bawah (bottom) sesuai dengan keinginan

Catatan: Garis bantu ini berguna untuk memudahkan dalam menyamakan ukuran panjang atau lebar Text Box atau gambar dari halaman pertama sampai terakhir. Untuk menyembunyikan garis bantu, tekan tombol Ctrl+O.

VII. MEMASUKKAN TULISAN

Sebelum memasukkan tulisan, terlebih dahulu anda harus membuat Text Box sebagai tempat tulisan pada halaman yang diinginkan.

Untuk membuat Text Box, ikuti langkah berikut:

Pilih Insert dalam Menu Bar, kemudian pilih Text Box, atau tekan icon shortcut .

Letakkan Text Box pada halaman, sesuai dengan format dan ukuran yang diinginkan.

Copylah tulisan yang ingin dimasukkan, kemudian masukkan pada Text Box yang sudah ada.

Agar tulisan menyambung secara otomatis dari satu halaman ke halaman tertentu, anda harus membuat Text Box Link.

Untuk membuat Text Box Link ikuti langkah berikut:

• Letakkan pointer pada tulisan yang baru saja dimasukkan
• Tekan icon  dalam Tool Bar. Maka pointer anda akan berubah bentuk menjadi gelas berisi.
• Tumpahkan atau letakkan sambungan tulisan dari halaman sebelumnya kepada halaman tertentu. Pastikan halaman yang akan diisi tulisan sudah mempunyai Text Box.

VII. MEMBUAT KOLOM

Kolom di sini berfungsi untuk membuat lajur dalam satu halaman menjadi dua atau lebih, seperti dalam koran yang terdiri dari beberapa lajur untuk memperindah tampilan dan mengurangi kejenuhan pembaca.

Untuk membuat kolom, ikuti langkah berikut:

·         Pilih (drag) tulisan yang ada dalam halaman yang ingin dibuat kolom.

·         Pilih Format dalam menu bar, kemudian pilih Text Box. Atau dengan shortcut (Alt+O+E). Setelah itu akan muncul window seperti gambar berikut.

·         Pilih dan klik tab Text Box

·         Pilih dan klik tombol Columns. Setelah itu akan muncul window seperti gambar berikut.

·         Masukkan jumlah kolom yang diinginkan kedalam kotak Number.

·         Tentukan ukuran jarak antara satu kolom dengan kolom yang lain dalam kotak Spacing. Setelah itu tekan OK.

VIII. MEMASUKKAN GAMBAR

Untuk memasukkan gambar ke dalam tulisan ada dua cara, yaitu sebagai berikut:

·         Pilih Insert dalam Menu Bar, kemudian pilih Picture. Anda akan dihadapkan dengan beberapa pilihan, yang biasa dipilih adalah From File (mengambil gambar dari file)

·         Buka Windows Explorer, kemudian buka tempat di mana anda akan mengambil file gambar.  Selanjutnya pilih dan tekan file gambar dan tarik file tersebut dari program Windows Explorer ke Publisher.

Untuk mengolah gambar, kenali terlebih dahulu alat yang akan anda gunakan untuk mengolah gambar. Alat pengolah gambar adalah sebagaimana gambar berikut.

Fungsi fasilitas dari gambar di atas; dari kiri ke kanan:

1.    Memasukkan gambar dari file, seperti penjelasan di atas.

2.    Memasukkan gambar dari Scanner

3.    Menentukan warna gambar (berwarna, hitam putih, bayang-bayang dll)

4.    Menambah dan mengurangi contrast gambar

5.    Menambah dan mengurangi cerah gambar

6.    Crop (memotong gambar)

7.    Line/Border Style (memberi garis pinggir pada gambar)

8.    Text Wrapping (meletakkan gambar di depan atau belakang tulisan. Atau menempati tengah-tengah tulisan). Lebih jelas coba satu demi satu.

9.    Format Picture (menuju window utama mengolah gambar)

10.  Set Transparant Color (membuat warna yang transparan)

11.  Reset Picture

IX. DROP CAP

Ketika anda melihat beberapa majalah, buletin atau bahkan buku, anda akan menemukan dalam permulaan tulisan (setelah judul) satu huruf yang ukurannya lebih besar dibandingkan dengan ukuran tulisan yang lain.

Untuk membentuk tampilan seperti yang dijelaskan di atas, anda bisa menggunakan fasilitas Drop Cap. Adapun untuk mengoperasikannya ikuti langkah berikut:

• Letakkan pointer pada paragraf pertama yang akan anda buat.
• Pilih Format dalam Menu Bar, kemudian pilih Drop Cap. Atau  (Alt+O+D).

Setelah itu akan muncul window seperti berikut.

·         Untuk menentukan bentuk dan ukuran huruf sesuai dengan keinginan pilih tab Costum Drop Cap.

X. BEBERAPA TIPS

PENGATURAN GAMBAR DALAM TULISAN

Dalam banyak kasus, peletakan gambar dalam tulisan yang tujuan awalnya untuk memberi kesan indah, justru malah membuat tampilan media (buletin, majalah dll) menjadi kurang sedap untuk dipandang. Dalam kondisi seperti ini, meskipun tulisan tetap bisa terbaca dengan jelas, namun sisi kerapian lay-outing masih dirasa kurang. Berikut beberapa contoh yang dapat kami berikan:

Banyak dari lay-outer yang mengabaikan jarak (interval) yang harus ada antara setiap sisi gambar dan tulisan. Pada gambar sebelah kiri misalnya, dapat kita lihat betapa sempitnya jarak sisi-sisi samping gambar dengan tulisan. Idealnya, jarak kanan-kiri dan samping-bawah itu harus tetap dijaga. Caranya dengan mengklik Arrangge dalam menu bar, kemudian klik text wrapping lalu pilih edit wrap point. Tariklah garis merah yang muncul sesuai kebutuhan sampai jarak setiap sisi gambar terlihat sama. 

Dalam kasus lain, sering juga didapati peletakan gambar yang mengabaikan ukuran simetris gambar tersebut. Pada gambar sebelah kiri misalnya, terlihat panjang gambar tidak simetris dengan ukuran lebarnya. Untuk menghindari hal itu, ketika ingin memperbesar atau memperkecil gambar, pastikan cursor selalu "memegang" sudut gambar. Atau, bisa juga dengan selalu menekan tuts Ctrl di keyboard untuk memastikan bahwa ukuran panjang dan lebar gambar selalu simetris.

Beberapa media yang biasanya mencantumkan foto para penulis di bagian tertentu dari tulisan, dalam banyak kasus sering mengabaikan aspek kerapian foto-foto tersebut. Apalagi misalnya ketika foto itu diambil bukan dari ukuran pas foto (objeknya seluruh tubuh). Biasanya, ketika memotong foto penulis yang bersangkutan untuk dijadikan ukuran pas foto, terlihat obyek utamanya (baca: wajah dan dada) kurang begitu terfokus. Bayangkan saja, ketika dalam foto aslinya, penulis sedang berjabat tangan misalnya, maka proses pemotongan yang masih menyisakan obyek lain tersebut, akan merusak keindahan pas foto.

PENGATURAN TULISAN

Ketika membuat tulisan ke dalam bentuk kolom, ada dua cara yang biasanya dipakai. Pertama, pengaturan manual yaitu dengan membuat kolom-kolom tersebut secara terpisah. Kedua, pengaturan otomatis dimana kolom-kolom tersebut dibentuk dalam satu kotak pengaturan saja. Pengaturan otomatis akan meringankan kerja lay-outer ketika harus merubah ukuran kolom-kolom tersebut dalam jumlah banyak. Dapat dibayangkan, betapa sulitnya ketika setiap kolom mempunyai kotak pengaturan sendiri. Apalagi, kemungkinan munculnya ketidaksamaan baris dan jarak antar kolom akan lebih besar pada pengaturan manual.

Para lay-outer sering mendapatkan tempat untuk menaruh tulisan tidak cukup. Biasanya disebabkan oleh jumlah karakter yang membludak. Apalagi, tulisan judul biasanya banyak memakan tempat. Di sinilah dituntut kreativitas sang lay-outer. Untuk itu, bisa dilakukan "strategi penghematan tempat" tanpa menghilangkan satu kata pun dari tulisan judul tersebut. Pada gambar berikut misalnya, terlihat strategi yang digunakan adalah dengan mengecilkan ukuran kata-kata tertentu. Dengan demikian, judul tetap tertulis lengkap tanpa memakan banyak tempat.

Dalam kasus lain, kita dapatkan kebalikan dari yang pertama. Karena jumlah karakternya kurang, sehingga tempat yang seharusnya penuh oleh tulisan, masih terlihat kosong. Kekosongan itu bisa diisi dengan gambar atau dengan cara meng-copy petikan salah satu paragraf yang dianggap menarik untuk di letakan di tengah-tengah tulisan tersebut. Yang harus tetap diperhatikan adalah petikan itu harus tampak berbeda dengan tulisan lainnya (bisa dengan cara merubah jenis font dan atau ukurannya). Perhatikan juga jarak setiap sisi-sisinya.

Beberapa lay-outer biasanya membuat petikan paragraf di atas dalam tampilan bermacam-macam. Misalnya saja dengan memilih warna putih untuk tulisan, dan warna hitam untuk kotaknya. Hal itu, jika tidak disertai dengan pengaturan jarak di setiap sisi-sisinya, akan mengesankan ketidakrapian.

Ketika jumlah karakter membludak, biasanya lay-outer kerepotan untuk mengatur tempat. Biasanya, di antara cara yang digunakan, dengan cara mempersempit jarak antar kolom. Konsekuensinya, ketika jarak antar kolom terlalu sempit, tulisan akan tampak sangat melelahkan bagi mata para pembaca. Hal itu dapat disiasati dengan merubah pinggir tulisan  dari justify menjadi align left. Kesan melelahkan hilang, daya tampung tempat pun tetap sama.

Selamat mencoba !